Arbeitszeiten erfassen
Erfassungslogik
Um Ihre Arbeitszeiten zu erfassen, klicken Sie auf Zeiterfassung.
Es erscheint eine Seite mit Ihren Buchungsmöglichkeiten. Wählen Sie den zutreffenden Menüpunkt (1) aus und klicken Sie auf Buchen (2).
Damit ist Ihre Arbeitszeit gebucht.
Baustellen auswählen
Manchmal müssen Sie eine Baustelle auswählen. Wenn Sie beispielsweise Abfahrt zur Baustelle oder Abfahrt zum Kunden gewählt haben, fragt das System anschließend, zu welcher Baustelle bzw. zu welchem Kunden Sie fahren.
Tippen Sie auf die betreffende Baustelle (bzw. Kunden) – danach klicken Sie auf Buchen.
Woher kommt die Baustellenliste?
Damit die Baustellenliste nicht zu lang wird, kann Ihr Unternehmen diese Liste anpassen. Beispielsweise können nur solche Baustellen angezeigt werden,
- die für Sie persönlich disponiert wurden (für die Sie Termine haben),
- die zu Ihrer Abteilung oder Niederlassung gehören.
Falls Sie in Ihrer Baustellenlisten eine bestimmte Baustelle nicht finden, erkundigen Sie sich bei Ihrem Unternehmen, ob die automatische Filterung verändert werden sollte.
Baustellen suchen
Oberhalb der Baustellenliste befindet sich ein Suchfeld. Falls Ihre Baustellenliste zu lang ist, können Sie hier eine Baustelle suchen, indem Sie den Namen Ihrer Baustelle eingeben und anschließend das Filter-Symbol anklicken.
Um die Suche zu erleichtern, können Sie nach einem Textteil innerhalb der Baustellenbezeichnung suchen:
Fügen Sie ein * (Stern) hinzu, um die Suche zu erweitern. Wenn Sie ein * vor und nach dem gesuchten Begriff hinzufügen, erhalten Sie die meisten Treffer.
Beispiel:
Suchtext | mei | mei* | *mei* |
Treffer | am Anfang der Bezeichnung | am Anfang eines Wortes in der Bezeichnung | beliebig innerhalb der Bezeichnung |
Beispiele | Meierstraße 13
Meinhof 45 |
Meierstraße 13
Meinhof 45 Haus Meiser |
Meierstraße 13
Meinhof 45 Haus Meiser Max Obermeier Hausmeisterweg 30 |
Ihre Baustelle fehlt? Joker!
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Ihre Baustelle in der Liste fehlt – beispielsweise, weil der Auftrag noch ganz frisch ist und von der Verwaltung noch nicht eingetragen werden konnte.
Wählen Sie dann ausnahmsweise die Baustelle Senden.
. Wenn Sie die Baustelle auswählen, müssen sie anschließend eine Notiz eintragen, damit die Verwaltung diese Buchung richtig zuordnen kann. Tragen Sie diese Notiz (z.B. den Namen der Baustelle oder des Kunden) ein und klicken Sie anschließend aufNacherfassung
Die mobile Nacherfassung muss durch Ihr Unternehmen aktiviert werden. |
Möglicherweise arbeiten Sie gelegentlich auf Baustellen, an denen keine Internetverbindung verfügbar ist oder die Nutzung von Smartphones verboten ist. In diesen Fällen können Sie die Nacherfassung nutzen. Sie können die korrekten Arbeitszeiten nachträglich erfassen, nachdem Sie die Baustelle verlassen haben und das Smartphone wieder online ist.
Wenn die Nacherfassung aktiviert ist, sehen Sie auf der Startseite der App diesen Schalter:
Klicken Sie auf den Schalter, um die Nacherfassung einzuschalten:
Zeiten erfassen mit der Nacherfassung
Nachdem Sie die Nacherfassung eingeschaltet haben, werden Sie bei jeder Zeiterfassung aufgefordert, die korrekte Uhrzeit manuell einzutragen.
Um Ihre Arbeitszeiten zu erfassen, klicken Sie wie gewohnt auf Zeiterfassung:
Es erscheint eine Seite mit Ihren Buchungsmöglichkeiten. Wählen Sie den zutreffenden Menüpunkt (1) aus und klicken Sie auf Buchen (2).
Nun werden Sie aufgefordert, die korrekte Arbeitszeit einzutragen. Klicken Sie danach auf Buchen :
Vom System werden nur Zeiten akzeptiert, die
- nicht vor der letzten Buchung liegen
Beispiel: Wenn Sie zuletzt um 7:00 gebucht haben, können Sie keine Arbeitszeitbuchung für 6:30 nachholen - nicht in der Zukunft liegen
Beispiel: Wenn es 8:00 ist, können Sie keine Buchung für 8:30 vornehmen
Wichtig: Vergessen Sie nicht, die Nacherfassung wieder auszuschalten, nachdem Sie Ihre verpassten Zeiten nachgetragen haben.
Besondere Eingaben
Der Zeiterfassungsdialog kann um zusätzliche Eingaben erweitert werden. Solche Eingaben können dazu dienen,
- die korrekte Vergütung bestimmter Tätigkeiten sicherzustellen,
- Spesen, Auslösung oder Reisekosten korrekt abzurechnen,
- betriebliche Informationen zu erfassen oder
- Sachverhalte zu dokumentieren.
Es gibt eine große Zahl solcher besonderer Eingaben. Im Folgenden werden einige typische Eingaben erläutert.
Es ist möglich, dass Ihr Unternehmen darüber hinaus weitere (firmenspezifische) Eingaben bei virtic bestellt hat. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Unternehmen und notieren Sie sich ggf. die Informationen im Notizenbereich auf Seite 30.
Adresse
In verschiedenen Situationen werden Sie aufgefordert, eine Adresse einzugeben. Typischerweise erscheint diese Maske bei der Ankunft am Hotel, bei der Ankunft an einer Joker-Baustelle oder bei der Ankunft an einer Baustelle, die zu einer Sammelkostenstelle gehört:
Ankunft am Hotel
Wenn Sie am Hotel ankommen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Adresse des Hotels einzugeben. Diese Informationen werden zur Berechnung von Reiseentfernungen und Ihrer Reisekostenabrechnung verwendet.
Ankunft an einer Joker-Baustelle
In manchen Fällen (z.B. Bereitschaftseinsatz) ist die Baustelle, die Sie besuchen, noch nicht in Ihrer Baustellenauswahl verfügbar. Dann wählen Sie die Joker-Baustelle. Damit die Verwaltung nachvollziehen kann, welche Baustelle Sie besucht haben, geben Sie hier die Bezeichnung und die Adresse der Baustelle ein.
Ankunft an einer Baustelle, die zu einer Sammelkostenstelle gehört
Falls Ihr Unternehmen Sammelkostenstellen verwendet, werden nicht alle Baustellen einzeln erfasst. In diesen Fällen geben Sie hier die Adresse der Baustelle ein, die Sie besucht haben.
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Unternehmen, welche Baustellen Sammelkostenstellen sind und welche Angaben erforderlich sind.
Bedeutung der Felder
Feld | Bedeutung |
Adressart | Kann frei gelassen werden
Wird automatisch ausgefüllt (Falls Sie eine Eingabe vornehmen, wird die vom System automatisch geprüft und ggf. korrigiert) |
Bezeichnung | Kann frei gelassen werden
Frei wählbare Bezeichnung des besuchten Ortes, beispielsweise der Name der besuchten Baustelle, des besuchten Kunden oder des besuchten Hotels |
Info | Kann frei gelassen werden
Notizfeld |
Fahrer-Typ
Wenn die Anfahrt zur Baustelle in Abhängigkeit davon vergütet wird, ob Sie das Fahrzeug fahren oder nur als Mitfahrer oder Beifahrer im Auto sitzen, werden Sie nach Ihrer Tätigkeit während der Fahrt gefragt. Wählen Sie also aus:
Fahrer | Sie fahren das Fahrzeug jetzt. |
Beifahrer | Sie sind Ersatzfahrer und wechseln sich möglicherweise mit dem Fahrer ab. |
Mitfahrer | Sie fahren das Fahrzeug nicht. |
Fahrerwechsel
Wenn Sie während der Fahrt einen Fahrerwechsel vornehmen möchten, wählen Sie das Ereignis Fahrerwechsel und wählen Sie Ihre Funktion erneut aus: Der bisherige Fahrer wählt nun Beifahrer und der bisherige Beifahrer wählt nun Fahrer aus.
Fahrzeug
Wenn Sie eine Fahrt im Firmenfahrzeug beginnen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, das Fahrzeug auszuwählen.
senden (Foto hochladen)
Möglicherweise werden Sie nach bestimmten Ereignissen aufgefordert, ein Foto auf den Server zu senden. Sie erkennen diese Aufforderung daran, dass nur der Button senden erscheint.
Klicken Sie darauf. Die weitere Vorgehensweise wird hier beschrieben.
fruehstueck
Nachdem Sie das Hotel verlassen haben, werden Sie danach gefragt, ob Sie im Hotel gefrühstückt haben. Diese Information ist für eine korrekte Reisekostenabrechnung erforderlich.
ÜK mit Frühstück | Sie haben im Hotel gefrühstückt |
ÜK ohne Frühstück | Sie haben im Hotel nicht gefrühstückt. |
Hotelrechnung
Möglicherweise werden Sie nach dem Verlassen des Hotels aufgefordert, den Rechnungsbetrag der Hotelrechnung zu erfassen. Geben Sie ihn bitte ein.
Wichtig: Geben Sie statt eines Kommas einen Punkt ein!
zahlthotel
Nachdem Sie das Hotel verlassen haben, werden Sie danach gefragt, ob Sie das Hotel bezahlt haben oder ob Ihr Unternehmen das Hotel bezahlt:
Firma übernimmt Hotelkosten | Die Firma hat das Hotel bezahlt oder Sie reichen die Hotelrechnung ein und bekommen sie erstattet |
Pausch Übernachtungsgeld | Sie tragen die Hotelkosten selbst oder Sie haben privat übernachtet |
Zulagen
Möglicherweise werden in Ihrem Unternehmen Zulagen für bestimmte Tätigkeiten gezahlt. Sie können am Ende Ihrer Arbeitsschicht angeben, wie lange Sie bestimmte Tätigkeiten ausgeführt haben. Geben Sie die Anzahl Stunden ein.
Wichtig: Geben Sie statt eines Kommas einen Punkt ein!
Ihre Zulagen
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Unternehmen, ob und für welche Tätigkeiten Zulagen gezahlt werden.
Ihre Eingaben
Möglicherweise hat Ihr Unternehmen eigene Eingaben definiert. Sie sollten Ihr Unternehmen fragen, welche Eingaben möglich sind und wie Sie damit umgehen sollen.
Der richtige Standort
Das Prinzip
Für die korrekte Lohnabrechnung, Reisekostenabrechnung und Kostenrechnung ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitszeiten sorgfältig erfassen und Arbeitszeiten immer auf die richtige Baustelle gebucht werden.
Deshalb vergleicht das virtic-System automatisch, ob Ihr Standort bei der Arbeitszeitbuchung zur Adresse des Arbeitsortes (z.B. der Baustelle) passt, den Sie auf Ihrem Smartphone ausgewählt haben. Hierzu schickt das Handy mit Ihrer Arbeitszeitbuchung auch die aktuellen GPS-Koordinaten Ihres Handys.
Wenn die GPS-Koordinaten zur Adresse des Arbeitsortes passen, werden Ihre Arbeitszeiten sofort für die automatische Lohn- und Reisekostenabrechnung, Kostenrechnung und für die Rechnungserstellung verwendet.
Wenn sie nicht zur Adresse des Arbeitsortes passen, wird die Arbeitszeitbuchung markiert, damit Ihr Vorgesetzter den Sachverhalt mit Ihnen klären kann. Die Lohnbuchhaltung korrigiert dann ggf. den Arbeitsort bzw. die Arbeitszeit.
Das gleiche gilt, wenn gar keine GPS-Koordinaten vorliegen, weil das Handy keinen GPS-Empfang hat. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie bei der Arbeitszeitbuchung an der richtigen Baustelle sind und das Handy GPS-Empfang hat. Sie erkennen das daran, dass grüne Koordinaten angezeigt werden.
Schalten Sie die Standortfunktion (GPS) ein
Android-Smartphones
Öffnen Sie die
, indem Sie am oberen Bildschirmrand nach unten wischen.Zum Aktivieren der Standortfunktion klicken Sie auf den GPS-Button:
iOS (iPhone, iPad)
Auf dem Homescreen Ihres Apple iPhones tippen Sie auf die Einstellungen. Wählen Sie in den Einstellungen Allgemein oder Datenschutz (versionsabhängig) und anschließend Ortungsdienste aus. Dort können Sie die Ortungsdienste aktivieren und deaktivieren.
Nachdem Sie die Ortungsdienste aktiviert haben, können Sie unterhalb dieses Schalters die Ortungsdienste für die virtic-App aktivieren.
Datenschutz
Standortdaten werden nur in dem Moment übertragen, in dem Sie Ihre Arbeitszeit buchen. Ihr Unternehmen hat festgelegt, bei welchen Buchungen die Standortdaten erhoben werden. Standortdaten können nur von Ihnen verschickt werden, indem Sie eine Arbeitszeitbuchung vornehmen. Weder Ihr Unternehmen noch die virtic GmbH & Co. KG haben Zugriff auf die Standortdaten Ihres Smartphones.
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- Aufbau der Baustellenliste
- In der Liste nach Baustellen suchen
- Joker-Baustellen
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- Adresse
- Fahrer-Typ
- Senden (Foto hochladen)
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