So übertragen Sie Rest-Urlaubsansprüche auf das Folgejahr
Wenn Sie die virtic Urlaubsverwaltung nutzen, sollten Sie zu Beginn des neuen Jahres den Anspruch der Mitarbeiter hinterlegen. Der ergibt sich aus den tariflichen oder individuellen betrieblichen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern und aus deren Restansprüchen aus dem Vorjahr.
Deshalb sollten Sie zunächst die Restansprüche aus dem Vorjahr ermitteln. Die Vorgehensweise wird am Beispiel des Jahreswechsels 2017/18 beschrieben:
So ermitteln Sie die Rest-Ansprüche
Öffnen Sie im Kundenmenü die Fehlzeitverwaltung . Wählen Sie zunächst die Mitarbeiter aus, deren Ansprüche Sie verfolgen wollen. Wählen Sie den fraglichen Zeitraum (in der Regel Vergangenes Jahr) und die Aktion Plan-Tage und klicken Sie auf Ausführen/Bericht erstellen.
Die Tabelle zeigt Ihnen nun für die angelegten Ansprüche jedes Mitarbeiters die bereits genommenen Fehltage und den Rest. Im Einzelnen:
- MA-Nr: Mitarbeiter-Nummer
- MA-Name: Name des Mitarbeiters
- Eintritt: Eintrittsdatum des Mitarbeiters im virtic-System
- Austritt: Austrittsdatum des Mitarbeiters aus dem virtic-System
- Jahr: Bezugsjahr des Anspruchs
- Fehlgrund: Fehlgrund, auf den sich der Anspruch bezieht
- Vortrag Vorjahr: Vortrag des Anspruchs aus dem Vorjahr (z.B. Resturlaub), kann hier erfasst werden
- Plan-Tage Aktuelles Jahr: Anspruch des Mitarbeiters auf Fehltage mit dem genannten Fehlgrund im aktuellen Jahr
- Gesamt Aktuelles Jahr: Summe [S] des Vortrags und des Anspruchs aus dem aktuellen Jahr
- Genommen 01.01 bis 31.12.: Bereits im aktuellen Jahr in Anspruch genommene Fehltage [F] mit dem entsprechenden Fehlgrund
- Rest: Restanspruch (Differenz von [S] und [F])
So tragen Sie den Urlaubsanspruch ein
Eine ausführliche Anleitung zur Anlage von Plan-Tagen (Urlaubsanspruch) finden Sie hier.
Öffnen Sie im Kundenmenü die Fehlzeitverwaltung . Wählen Sie zunächst die Mitarbeiter aus, deren Urlaubsanspruch Sie eintragen wollen.
- Alle Mitarbeiter erhalten den gleichen Urlaubsanspruch? Dann wählen Sie alle Mitarbeiter aus.
- Wenn die Mitarbeiter unterschiedliche Urlaubsansprüche haben, wählen Sie jeweils die Mitarbeiter mit dem gleichen Anspruch aus.
Wählen Sie den Zeitraum Aktuelles Jahr und die Aktion Plan-Tage und klicken Sie auf Ausführen/Bericht erstellen.
Diesen Vorgang wiederholen Sie nun ggf. für jede Mitarbeitergruppe mit gleichen Urlaubsansprüchen.
Resturlaub übertragen
Resturlaub können Sie erst ab Januar 2018 übertragen.
Öffnen Sie im Kundenmenü die Fehlzeitverwaltung . Wählen Sie zunächst die Mitarbeiter aus, für die Sie jetzt einen bestimmten Anspruch anlegen wollen. Wählen Sie den Zeitraum aktuelles Jahr die Aktion Plan-Tage und klicken Sie auf Ausführen/Bericht erstellen.
Tragen Sie nun in der Spalte Vortrag 2017 den Resturlaub ein, den Sie ermittelt haben (siehe oben: So ermitteln Sie Rest-Ansprüche).
Ergänzende Hinweise
Datenaustausch der Kontingente
Üblicherweise wird der verbindliche Abtrag von den Urlaubskontingenten in der Lohn- und Gehalt-Anwendung anhand der monatlich übermittelten Lohnbuchungssätze vorgenommen. Um eine manuelle Erfassung dieser Daten nach dem Jahresabschluss sowie auch der laufenden Veränderungen (Verfall von Resturlaub, Kontingentänderungen) im laufenden Jahr zu vermeiden, sollte ihre Lohn- und Gehalt-Anwendung die Urlaubskontingente inklusive der Resturlaubsansprüche per Schnittstelle an virtic übertragen. Urlaubskontingente können auch weit in der Zukunft übertragen und verwaltet werden, z.B. für das aktuelle Jahr und zwei Folgejahre, was längerfristige Planungen erlaubt. Zukunft ist hier definiert über die Anzahl der im voraus angelegten Abrechnungsperioden.
Warum Daten aus dem Vorjahr nicht automatisch übernommen werden
Die Festlegung des zu übertragenden Resturlaubs geschieht im Rahmen des Jahresabschlusses. Darin können auch Informationen verarbeitet werden, die im virtic-System nicht bekannt sind. Denn maßgeblich für den Übertrag ist der Rest-Urlaubsanspruch, der beispielsweise gegen Rückstellungen, gegen Abgeltungen oder Umwandlugen abgestimmt ist und formal im Jahresabschluss festgestellt wurde.
Die Verwaltung solcher Sachverhalte ist im virtic-System nicht möglich, zumal sie bereits in anderen System stattfindet. Die Lohn- und Gehalts-Software muss den Rest-Anspruch verwalten. Deshalb werden die Vorträge in der Regel über eine Schnittstelle aus dem Lohn- und Gehalts-System importiert.