Plan-Tage verwalten
Grundlage einer Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist die Anlage von Plantagen, beispielsweise dem Jahresanspruch auf Urlaub. Mit dem Programm Plan-Tage innerhalb der Fehlzeitenverwaltung legen Sie für jeden Mitarbeiter dessen Ansprüche fest.
Plan-Tage anlegen
Plan-Tage dürfen nur von Personen mit besonderer Berechtigung angelegt werden.
Um Plan-Tage anzulegen, öffnen Sie den Menüpunkt Fehlzeiten verwalten. Wählen Sie die Mitarbeiter, denen Sie Plan-Tage zuweisen wollen. Sie können einzelne Mitarbeiter auswählen und ihnen ihre Plan-Tage zuweisen. Wenn es in Ihrem Unternehmen einheitliche Regelungen gibt, können Sie auch alle Mitarbeiter gleichzeitig auswählen. Allerdings sollten Sie die gleichzeitige Anlage von Plan-Tagen für große Mitarbeiterzahlen (>500) aus technischen Gründen vermeiden. Gehen Sie ggf. beispielsweise abteilungs- oder niederlassungsweise vor.
Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen einheitliche Regelungen, von denen einige Ausnahmen bestehen. Dann können Sie zunächst für alle Mitarbeiter die gleiche Anzahl Plan-Tage anlegen und später die Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter korrigieren.
Falls Sie die Plan-Tage für das laufende Jahr anlegen möchten, wählen Sie als Zeitraum Aktuelles Jahr. Unter Aktion wählen Sie Plan-Tage aus.
Klicken Sie nun auf Ausführen / Bericht erstellen.
Es erscheint die folgende Eingabemaske, in der Sie nun
- im betreffenden Jahr
- für jeden betroffenen Fehlgrund
- die Anzahl Plan-Tage eintragen und anschließend
- auf Anlegen klicken.
Die Fehlgründe wurden von Ihrem Unternehmen vorgegeben.
Die Plan-Tage werden nun angelegt. Es erscheint die folgende Tabelle, in der die Plan-Tage angezeigt werden.
Die Tabelle enthält folgende Spalten:
MA-Nr | Mitarbeiter-Nummer |
MA-Name | Mitarbeiter-Name |
Eintritt | Eintrittsdatum des Mitarbeiters |
Austritt | Austrittsdatum des Mitarbeiters |
Jahr | Kontingentjahr |
Fehlgrund | Fehlgrund, dessen Kontingent verwaltet werden soll |
Vortrag Vorjahr | Restansprüche aus dem Vorjahr |
Plan-Tage gewähltes Jahr | Plan-Tage für das aktuelle Jahr |
Gesamt gewähltes Jahr | Summe aus Vortrag und Plan-Tage |
Genommen | Einträge mit diesem Fehlgrund |
Rest | Differenz aus Gesamt und Genommen |
Falls für einzelne Mitarbeiter abweichende Plan-Tage eingetragen werden sollen, überschreiben Sie den betreffenden Eintrag in der Tabelle. Sobald Sie das Feld wieder verlassen, wird der neue Eintrag automatisch gespeichert.
Vortrag aus dem Vorjahr eintragen
Eine automatische Übernahme von Vorträgen über die Jahresgrenze erfolgt nicht. Sie können den Vortrag aus dem Vorjahr ergänzen, indem Sie den Restanspruch aus dem Vorjahr in der Spalte Vortrag Vorjahr eintragen. (Eine ausführliche Beschreibung dieses Vorgangs finden Sie hier.)
Hinweis zum Datenaustausch der Kontingente
Üblicherweise wird der verbindliche Abtrag von den Urlaubskontingenten in der Lohn- und Gehalt-Anwendung anhand der monatlich übermittelten Lohnbuchungssätze vorgenommen. Um eine manuelle Erfassung dieser Daten nach dem Jahresabschluss sowie auch der laufenden Veränderungen (Verfall von Resturlaub, Kontingentänderungen) im laufenden Jahr zu vermeiden, sollte ihre Lohn- und Gehalt-Anwendung die Urlaubskontingente inklusive der Resturlaubsansprüche per Schnittstelle an virtic übertragen. Urlaubskontingente können auch weit in der Zukunft übertragen und verwaltet werden, z.B. für das aktuelle Jahr und zwei Folgejahre, was längerfristige Planungen erlaubt. Zukunft ist hier definiert über die Anzahl der im voraus angelegten Abrechnungsperioden.