Abwesenheitsanträge und Anträge auf Stornierung prüfen und bearbeiten
Als Vorgesetzter oder Mitarbeiter der Personalabteilung gehört es zu Ihren Aufgaben, die Abwesenheitsanträge Ihrer Mitarbeiter und deren Anträge auf die Stornierung von Abwesenheitsanträgen zu prüfen und zu genehmigen oder abzulehnen.
So erkennen Sie, ob unbearbeitete Anträge vorliegen
Über neue Abwesenheitsanträge Ihrer Mitarbeiter können Sie auf drei Wegen informiert werden:
Meldung im Kundenmenü
Wenn offene Anträge der Ihnen zugeordneten Mitarbeiter vorliegen, erscheint am Kopf der Menüleiste Ihres Kundenmenüs folgende Meldung:
Diese Meldung erscheint erst, nachdem Sie ein Programm (außer Cockpit) im Kundenmenü aufgerufen haben.
Wenn Sie die Meldung anklicken, öffnet sich die Verwaltung der Abwesenheitsanträge. Dort können Sie nach offenen Anträgen filtern und diese dann bearbeiten. Lesen Sie hier weiter.
Benachrichtigung per eMail
Sie werden regelmäßig per eMail informiert, wenn offene Anträge der Ihnen zugeordneten Mitarbeiter vorliegen. Bitte informieren Sie den virtic-Kundendienst, wenn Sie diese Benachrichtigung wünschen.
In der Antragsverwaltung nach Mitarbeitern mit offenen Anträgen filtern
Öffnen Sie die
. Im oberen Fenster finden Sie die Mitarbeiterliste. Mitarbeiter, zu denen offene Anträge (Abwesenheitsanträge oder Anträge auf Stornierung einer Abwesenheit) vorliegen, sind markiert:Um nur diejenigen Mitarbeiter anzuzeigen, zu denen offene Anträge vorliegen, markieren Sie die entsprechende Zelle in der Kopfzeile und klicken Sie das
.Offene Abwesenheitsanträge eines Mitarbeiters prüfen
Nachdem Sie im oberen Fenster einen Mitarbeiter markiert haben, erscheinen im mittleren Fenster dessen Abwesenheitsanträge. Um nur die Anträge anzuzeigen, die offen sind und deshalb geprüft werden müssen, klicken Sie auf den Spaltenkopf
. Dadurch werden die Einträge nach dieser Spalte sortiert und alle offenen Anträge erscheinen oben.Markieren Sie einen der offenen Anträge. Dessen Details erscheinen daraufhin im unteren Fenster.
Ändern Sie den Eintrag für Status von Beantragt auf Genehmigt (bzw. Co-Genehmigt, je nach Ihrer Genehmigungsberechtigung, oder auf Abgelehnt) und klicken Sie auf Speichern. Damit haben Sie die Genehmigung (bzw. Co-Genehmigung oder Ablehnung) erteilt.
Offene Storno-Anträge eines Mitarbeiters prüfen
Mitarbeiter können beantragen, dass bereits genehmigte Abwesenheitsanträge storniert werden. Auch diese Storno-Anträge müssen von den Vorgesetzten genehmigt werden.
Nachdem Sie im oberen Fenster einen Mitarbeiter markiert haben, klicken Sie im mittleren Fenster auf Fehlzeitstornierung. Dort sehen Sie nun alle Anträge des Mitarbeiters auf Stornierung eines Abwesenheitsantrags. Markieren Sie den Storno-Antrag, den Sie prüfen möchten.
Nachdem Sie den Storno-Antrag markiert haben, erscheinen im unteren Fenster dessen Details. Um den Antrag zu genehmigen (bzw. zu co-genehmigen oder abzulehnen), markieren Sie die entsprechenden Optionsfelder und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Je nach Konfiguration Ihres Accounts ist es möglich, dass Sie zur Genehmigung zuerst die
und anschließend die markieren müssen.
Das Recht zu Genehmigen
Nicht alle Benutzer, die Einsicht in die Antragsdetails haben, besitzen die gleichen Genehmigungsrechte. Die Rechte können durch den virtic-Kundendienst nach Maßgabe Ihres Unternehmens konfiguriert werden. Dabei wird für jeden Benutzer festgelegt:
- Erhält der Benutzer das Recht, Abwesenheiten auch über die Anzahl Plan-Tage hinaus (also ins Minus) zu genehmigen? Häufig ist dieses Recht auf Mitarbeiter der Personalverwaltung eingeschränkt, Vorgesetzte hingegen dürfen den Rahmen der Plan-Tage bei ihren Genehmigungen nicht überschreiten.
- Genügt für einen Fehlgrund die Genehmigung durch einen Benutzer oder ist die Genehmigung durch mehrere Personen erforderlich? Häufig ist für bestimmte Fehlgründe (z.B. Sonderurlaub) zunächst die Co-Genehmigung durch den Vorgesetzten und abschließend die Genehmigung durch die Personalverwaltung erforderlich.
Informieren Sie sich bei Ihrem Unternehmen, über welche Rechte Sie bei der Genehmigung von Abwesenheitsanträgen verfügen.
Häufige Fragen
Wenn ein Antrag genehmigt wurde, wird er automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen. Wenn die Abwesenheit später nicht in der beantragten Länge in Anspruch genommen wird, kann man das in der Antragsverwaltung nicht mehr erkennen, sondern nur in der Fehlzeitenverwaltung.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 10 Tage Urlaub beantragt. Der Antrag wurde genehmigt und damit geschlossen. Der Antrag wurde in die Fehlzeitenverwaltung übernommen.
An den letzten beiden Urlaubstagen ist der Mitarbeiter aber erkrankt. Die letzten beiden Tage werden dann nicht als Urlaubstage sondern Krankheitstage gebucht. Von seinem Urlaubsanspruch werden nur 8 Tage statt der beantragten 10 Tage abgebucht. Diese Änderung ist nur in der Fehlzeitenverwaltung sichtbar, nicht aber im längst abgeschlossen Abwesenheitsantrag.
Ob ein Antrag vollständig in Anspruch genommen worden ist, kann man im Bericht Genehmigte Abwesenheitsanträge an den Werten für und erkennen. Steht im Feld Erfüllt OK, dann wurde der Antrag vollständig ausgeschöpft, zwischen dem Zeitraum des Antrags und dem Zeitraum der betreffenden Abwesenheit in der Fehlzeitenverwaltung besteht keine Differenz. Der Erfüllungsgrad gibt an die beantragten Tage gemäß Antrag und die tatsächlichen Abwesenheitstage in der Fehlzeitenverwaltung.
Wenn Sie Abwesenheiten für sich selbst beantragen möchten, gehen Sie vor wie ein "Mitarbeiter": Melden Sie sich im Mitarbeitermenü an oder nutzen Sie die virtic-App auf Ihrem Smartphone.
Die entsprechenden Anleitungen finden Sie hier.
Beachten Sie, dass Sie im Mitarbeitermenü und in der Smartphone-App andere Zugangsdaten verwenden müssen als bei der Anmeldung im Kundenmenü.
Im Kundenmenü wird Ihnen angezeigt, wenn neue Anträge vorliegen. Falls Ihr Unternehmen die eMail-Benachrichtigung aktiviert hat, werden Sie per eMail über neue Anträge informiert.
Wenn Sie offene Anträge bearbeiten wollen, öffnen Sie das Kundenmenü und klicken Sie auf Abwesenheitsanträge .
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier.
Der Antrag eines Mitarbeiters wurde bereits genehmigt. Nun stellt sich heraus, dass der Urlaub (z.B. aus betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit des Mitarbeiters) nicht oder nur teilweise stattfinden kann.
Mit Genehmigung des Abwesenheitsantrags sind Änderungen nicht mehr möglich. Die Abwesenheit ist automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen worden und kann deshalb nur dort verändert oder gelöscht werden. Dies ist in der Regel eine Aufgabe der Personalabteilung.
Ein Mitarbeiter hat mehr Urlaub (oder eine andere Abwesenheit) beantragt, als sein Rest-Anspruch beträgt. Wie gehe ich vor?
Im Regelfall werden Sie maximal die Dauer genehmigen, die vom Kontingent (Anspruch) abgedeckt ist. Hierzu tragen Sie vor der Genehmigung in den Felder
und den passenden Zeitraum ein.Wenn Sie im Einzelfall eine Abwesenheit genehmigen möchten, die das Kontingent überschreitet, können Sie das durch Statusänderung auf Genehmigen tun. In vielen Unternehmen ist es allerdings so geregelt, dass Vorgesetzte keine Berechtigung haben, bei der Genehmigung das Kontingent ihrer Mitarbeiter zu überschreiten. In diesem Fall dürfen Sie den Antrag im virtic-System nur co-genehmigen, die abschließende Genehmigung ist dann aber von der Personalabteilung vorzunehmen. Erkundigen Sie sich ggf. bei Ihrem Unternehmen, welche Berechtigungen Sie hinsichtlich der Überschreitung der Kontingente haben. Beachten Sie dabei, dass Ihre Berechtigungen für jeden Abwesenheitsgrund unterschiedlich sein können.
Sie wollten einen Antrag genehmigen, doch Ihnen steht die Option Genehmigt nicht zur Verfügung?
Ob eine Person Abwesenheitsanträge genehmigen darf, hängt von einer Reihe von Fragen ab, vor allem:
- Würde die Genehmigung des Abwesenheitsantrags dazu führen, dass das Kontingent (z.B. der Urlaubsanspruch) des Mitarbeiters überschritten würde? Dann hängt es von den betrieblichen Regeln und Ihren Genehmigungsberechtigungen ab, ob Sie Abwesenheiten über das Kontingent hinaus genehmigen dürfen.
- Haben Sie die Genehmigungsberechtigung für den betreffenden Abwesenheitsgrund? Beispielsweise dürfen in vielen Unternehmen die Vorgesetzten den Erholungs-/Tarifurlaub selbstständig genehmigen, die Genehmigung von Sonderurlaub hat aber durch die Personalabteilung zu erfolgen, und der Vorgesetzte darf den Sonderurlaub nur co-genehmigen.
- Gehört der Abwesenheitsantrag zu einem Mitarbeiter, für den Sie die Genehmigungsberechtigung haben? Unter bestimmten Umständen (z.B.: Mitarbeiter gehört zur Stammbelegschaft einer anderen Organiationseinheit) verfügen Sie nicht über diese Berechtigung.
Klären Sie ggf. mit Ihrem Unternehmen, für welche Abwesenheitsgründe und welche Mitarbeiter Sie über eine Genehmigungsberechtigung verfügen.
Sie können vor der Genehmigung eines Antrags dessen Dauer verändern. In den Feldern
und können Sie den ersten und letzten Tag des Zeitraums eintragen, den Sie genehmigen möchten:Nachdem der Antrag genehmigt wurde, sind Anpassungen nur noch in der Fehlzeitenverwaltung durch die Personalabteilung möglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter Abwesenheiten (z.B. Urlaub) beantragen, werden Sie darüber auf verschiedenen Wegen informiert:
- Im Kundenmenü erscheint eine rote Meldung über die Anzahl der offenen Abwesenheitsanträge.
Klicken Sie auf diese Meldung, damit Sie in die Abwesenheitsverwaltung geführt werden. - Sie werden per eMail über neue Anträge informiert. Diese Funktion muss von Ihrem Unternehmen beim virtic-Kundendienst bestellt werden. Dabei wird auch festgelegt, wie häufig (z.B. täglich) Sie diese eMails erhalten.
- Sie können in der Abwesenheitsverwaltung prüfen, welche Mitarbeiter offene Anträge haben. Wie Sie dabei vorgehen, wird hier erklärt.