Einstieg in die Abwesenheitsverwaltung
Die Abwesenheitsverwaltung dient dazu, Abwesenheitszeiten (z.B. Erholungsurlaub, Freizeitausgleich, Urlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub) zu beantragen und die Anträge durch Vorgesetzte oder die Personalabteilung prüfen zu lassen. Sobald ein Antrag genehmigt wurde, wird er in die virtic Fehlzeitenverwaltung übernommen.
Mitarbeiter können ihre Abwesenheiten über ihre Smartphone-App oder das Mitarbeitermenü beantragen. Wenn sie keinen eigenen Systemzugang haben, können Mitarbeiter ihre Anträge bei den Zeitbeauftragten einreichen, die die Anträge über die Abwesenheitsverwaltung im Kundenmenü erfassen.
Vorgesetzte und die Personalabteilung prüfen die offenen Anträge und können diese genehmigen oder ablehnen.
Häufige Fragen der Mitarbeiter
Ich habe einen Abwesenheitsantrag über mehrere Tage erstellt. Im Feld 0 anstelle der tatsächlichen Anzahl von Tagen angezeigt. Was ist der Grund dafür?
wird aber eineIm Feld
steht die Anzahl von Tagen, die Ihnen durch diesen Antrag vom Kontingent (Jahresanspruch) abgezogen würden. Wenn dort ein kleinerer Wert angezeigt wird als Ihr Antrag an Tagen umfasst, liegt das in der Regel daran, dass Sie an den beantragten Tagen bereits andere Fehlzeiten haben.Wenn im Feld 0 angezeigt wird, ist der Grund meist, dass für den selben Zeitraum bereits ein Antrag vorliegt.
eineIch habe eine Abwesenheit beantragt, möchte diesen Antrag aber jetzt zurückziehen.
Wenn der Antrag noch ein Entwurf ist, Sie ihn also noch nicht beantragt haben, brauchen Sie nichts zu tun.
Wenn der Antrag bereits genehmigt wurde, können Sie die Stornierung Ihrer genehmigten Abwesenheit beantragen.
Sie dürfen jederzeit Urlaub oder andere Abwesenheiten beantragen, also bereits weit in der Zukunft, beispielsweise für das nächste Jahr.
Beachten Sie aber, dass für das kommende Jahr möglicherweise noch nicht alle Kontingente (Urlaubsansprüche) angelegt wurden. Wenn diese Kontingente noch fehlen, können Sie sich die Restansprüche für das kommende Jahr noch nicht anzeigen lassen.
Sie können Ihren Urlaubsanspruch im Mitarbeitermenü abrufen. Öffnen Sie im Mitarbeitermenü den Bericht Urlaubsanspruch. Hier erfahren Sie mehr über diesen Bericht.
Wenn Sie in Ihrer Smartphne-App einen Urlaubsantrag stellen, können Sie ebenfalls Ihren aktuellen Urlaubsanspruch abrufen. Wie Sie dabei vorgehen sollten, erfahren Sie hier.
Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten über virtic erfassen, können Sie Ihren Urlaubsantrag über Ihre Smartphone-App oder im Mitarbeitermenü erfassen. Wie das geht, erfahren Sie hier:
Smartphone-App
Mitarbeitermenü (PC)
Zeitbeauftragte
Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten nicht selbst über virtic erfassen, reichen Sie Ihren Antrag bei Ihrem Zeitbeauftragten ein. Der wird Ihren Antrag dann aufnehmen.
Häufige Fragen von Zeitbeauftragten
Ich habe einen Abwesenheitsantrag über mehrere Tage erstellt. Im Feld 0 anstelle der tatsächlichen Anzahl von Tagen angezeigt. Was ist der Grund dafür?
wird aber eineIm Feld
steht die Anzahl von Tagen, die Ihnen durch diesen Antrag vom Kontingent (Jahresanspruch) abgezogen würden. Wenn dort ein kleinerer Wert angezeigt wird als Ihr Antrag an Tagen umfasst, liegt das in der Regel daran, dass Sie an den beantragten Tagen bereits andere Fehlzeiten haben.Wenn im Feld 0 angezeigt wird, ist der Grund meist, dass für den selben Zeitraum bereits ein Antrag vorliegt.
eineIch habe eine Abwesenheit beantragt, möchte diesen Antrag aber jetzt zurückziehen.
Wenn der Antrag noch ein Entwurf ist, Sie ihn also noch nicht beantragt haben, brauchen Sie nichts zu tun.
Wenn der Antrag bereits genehmigt wurde, können Sie die Stornierung Ihrer genehmigten Abwesenheit beantragen.
Der Antrag eines Mitarbeiters wurde bereits genehmigt. Nun stellt sich heraus, dass der Urlaub (z.B. aus betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit des Mitarbeiters) nicht oder nur teilweise stattfinden kann.
Mit Genehmigung des Abwesenheitsantrags sind Änderungen nicht mehr möglich. Die Abwesenheit ist automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen worden und kann deshalb nur dort verändert oder gelöscht werden. Dies ist in der Regel eine Aufgabe der Personalabteilung.
Sie können vor der Genehmigung eines Antrags dessen Dauer verändern. In den Feldern
und können Sie den ersten und letzten Tag des Zeitraums eintragen, den Sie genehmigen möchten:Nachdem der Antrag genehmigt wurde, sind Anpassungen nur noch in der Fehlzeitenverwaltung durch die Personalabteilung möglich.
Sie dürfen jederzeit Urlaub oder andere Abwesenheiten beantragen, also bereits weit in der Zukunft, beispielsweise für das nächste Jahr.
Beachten Sie aber, dass für das kommende Jahr möglicherweise noch nicht alle Kontingente (Urlaubsansprüche) angelegt wurden. Wenn diese Kontingente noch fehlen, können Sie sich die Restansprüche für das kommende Jahr noch nicht anzeigen lassen.
Häufige Fragen von Vorgesetzten
Wenn ein Antrag genehmigt wurde, wird er automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen. Wenn die Abwesenheit später nicht in der beantragten Länge in Anspruch genommen wird, kann man das in der Antragsverwaltung nicht mehr erkennen, sondern nur in der Fehlzeitenverwaltung.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 10 Tage Urlaub beantragt. Der Antrag wurde genehmigt und damit geschlossen. Der Antrag wurde in die Fehlzeitenverwaltung übernommen.
An den letzten beiden Urlaubstagen ist der Mitarbeiter aber erkrankt. Die letzten beiden Tage werden dann nicht als Urlaubstage sondern Krankheitstage gebucht. Von seinem Urlaubsanspruch werden nur 8 Tage statt der beantragten 10 Tage abgebucht. Diese Änderung ist nur in der Fehlzeitenverwaltung sichtbar, nicht aber im längst abgeschlossen Abwesenheitsantrag.
Ob ein Antrag vollständig in Anspruch genommen worden ist, kann man im Bericht Genehmigte Abwesenheitsanträge an den Werten für und erkennen. Steht im Feld Erfüllt OK, dann wurde der Antrag vollständig ausgeschöpft, zwischen dem Zeitraum des Antrags und dem Zeitraum der betreffenden Abwesenheit in der Fehlzeitenverwaltung besteht keine Differenz. Der Erfüllungsgrad gibt an die beantragten Tage gemäß Antrag und die tatsächlichen Abwesenheitstage in der Fehlzeitenverwaltung.
Wenn Sie Abwesenheiten für sich selbst beantragen möchten, gehen Sie vor wie ein "Mitarbeiter": Melden Sie sich im Mitarbeitermenü an oder nutzen Sie die virtic-App auf Ihrem Smartphone.
Die entsprechenden Anleitungen finden Sie hier.
Beachten Sie, dass Sie im Mitarbeitermenü und in der Smartphone-App andere Zugangsdaten verwenden müssen als bei der Anmeldung im Kundenmenü.
Im Kundenmenü wird Ihnen angezeigt, wenn neue Anträge vorliegen. Falls Ihr Unternehmen die eMail-Benachrichtigung aktiviert hat, werden Sie per eMail über neue Anträge informiert.
Wenn Sie offene Anträge bearbeiten wollen, öffnen Sie das Kundenmenü und klicken Sie auf Abwesenheitsanträge .
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier.
Der Antrag eines Mitarbeiters wurde bereits genehmigt. Nun stellt sich heraus, dass der Urlaub (z.B. aus betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit des Mitarbeiters) nicht oder nur teilweise stattfinden kann.
Mit Genehmigung des Abwesenheitsantrags sind Änderungen nicht mehr möglich. Die Abwesenheit ist automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen worden und kann deshalb nur dort verändert oder gelöscht werden. Dies ist in der Regel eine Aufgabe der Personalabteilung.
Ein Mitarbeiter hat mehr Urlaub (oder eine andere Abwesenheit) beantragt, als sein Rest-Anspruch beträgt. Wie gehe ich vor?
Im Regelfall werden Sie maximal die Dauer genehmigen, die vom Kontingent (Anspruch) abgedeckt ist. Hierzu tragen Sie vor der Genehmigung in den Felder
und den passenden Zeitraum ein.Wenn Sie im Einzelfall eine Abwesenheit genehmigen möchten, die das Kontingent überschreitet, können Sie das durch Statusänderung auf Genehmigen tun. In vielen Unternehmen ist es allerdings so geregelt, dass Vorgesetzte keine Berechtigung haben, bei der Genehmigung das Kontingent ihrer Mitarbeiter zu überschreiten. In diesem Fall dürfen Sie den Antrag im virtic-System nur co-genehmigen, die abschließende Genehmigung ist dann aber von der Personalabteilung vorzunehmen. Erkundigen Sie sich ggf. bei Ihrem Unternehmen, welche Berechtigungen Sie hinsichtlich der Überschreitung der Kontingente haben. Beachten Sie dabei, dass Ihre Berechtigungen für jeden Abwesenheitsgrund unterschiedlich sein können.
Sie wollten einen Antrag genehmigen, doch Ihnen steht die Option Genehmigt nicht zur Verfügung?
Ob eine Person Abwesenheitsanträge genehmigen darf, hängt von einer Reihe von Fragen ab, vor allem:
- Würde die Genehmigung des Abwesenheitsantrags dazu führen, dass das Kontingent (z.B. der Urlaubsanspruch) des Mitarbeiters überschritten würde? Dann hängt es von den betrieblichen Regeln und Ihren Genehmigungsberechtigungen ab, ob Sie Abwesenheiten über das Kontingent hinaus genehmigen dürfen.
- Haben Sie die Genehmigungsberechtigung für den betreffenden Abwesenheitsgrund? Beispielsweise dürfen in vielen Unternehmen die Vorgesetzten den Erholungs-/Tarifurlaub selbstständig genehmigen, die Genehmigung von Sonderurlaub hat aber durch die Personalabteilung zu erfolgen, und der Vorgesetzte darf den Sonderurlaub nur co-genehmigen.
- Gehört der Abwesenheitsantrag zu einem Mitarbeiter, für den Sie die Genehmigungsberechtigung haben? Unter bestimmten Umständen (z.B.: Mitarbeiter gehört zur Stammbelegschaft einer anderen Organiationseinheit) verfügen Sie nicht über diese Berechtigung.
Klären Sie ggf. mit Ihrem Unternehmen, für welche Abwesenheitsgründe und welche Mitarbeiter Sie über eine Genehmigungsberechtigung verfügen.
Sie können vor der Genehmigung eines Antrags dessen Dauer verändern. In den Feldern
und können Sie den ersten und letzten Tag des Zeitraums eintragen, den Sie genehmigen möchten:Nachdem der Antrag genehmigt wurde, sind Anpassungen nur noch in der Fehlzeitenverwaltung durch die Personalabteilung möglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter Abwesenheiten (z.B. Urlaub) beantragen, werden Sie darüber auf verschiedenen Wegen informiert:
- Im Kundenmenü erscheint eine rote Meldung über die Anzahl der offenen Abwesenheitsanträge.
Klicken Sie auf diese Meldung, damit Sie in die Abwesenheitsverwaltung geführt werden. - Sie werden per eMail über neue Anträge informiert. Diese Funktion muss von Ihrem Unternehmen beim virtic-Kundendienst bestellt werden. Dabei wird auch festgelegt, wie häufig (z.B. täglich) Sie diese eMails erhalten.
- Sie können in der Abwesenheitsverwaltung prüfen, welche Mitarbeiter offene Anträge haben. Wie Sie dabei vorgehen, wird hier erklärt.
Häufige Fragen von Personalabteilungen
Mitarbeiter können sich nicht im virtic-System krankmelden. Die Möglichkeit der Krankmeldung über die virtic-App oder das Mitarbeitermenü wird nicht angeboten.
Mitarbeiter müssen sich im Krankheitsfall mit ihrem Unternehmen in Verbindung setzen.
Übrigens: Die Meldung von Schlechtwetter (Saison-Kug) kann auf Kundenwunsch in die Zeiterfassungslogik integriert werden.
Wenn ein Antrag genehmigt wurde, wird er automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen. Wenn die Abwesenheit später nicht in der beantragten Länge in Anspruch genommen wird, kann man das in der Antragsverwaltung nicht mehr erkennen, sondern nur in der Fehlzeitenverwaltung.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 10 Tage Urlaub beantragt. Der Antrag wurde genehmigt und damit geschlossen. Der Antrag wurde in die Fehlzeitenverwaltung übernommen.
An den letzten beiden Urlaubstagen ist der Mitarbeiter aber erkrankt. Die letzten beiden Tage werden dann nicht als Urlaubstage sondern Krankheitstage gebucht. Von seinem Urlaubsanspruch werden nur 8 Tage statt der beantragten 10 Tage abgebucht. Diese Änderung ist nur in der Fehlzeitenverwaltung sichtbar, nicht aber im längst abgeschlossen Abwesenheitsantrag.
Ob ein Antrag vollständig in Anspruch genommen worden ist, kann man im Bericht Genehmigte Abwesenheitsanträge an den Werten für und erkennen. Steht im Feld Erfüllt OK, dann wurde der Antrag vollständig ausgeschöpft, zwischen dem Zeitraum des Antrags und dem Zeitraum der betreffenden Abwesenheit in der Fehlzeitenverwaltung besteht keine Differenz. Der Erfüllungsgrad gibt an die beantragten Tage gemäß Antrag und die tatsächlichen Abwesenheitstage in der Fehlzeitenverwaltung.
Ansprüche werden zum Jahreswechsel nicht automatisch übernommen, sondern müssen manuell den Plan-Tagen im neuen Jahr hinzugefügt werden oder über Schnittstellen zwischen L&G-Software und virtic importiert werden.
Hier erfahren Sie, wie Sie bei der manuellen Übertragung vorgehen sollten.
Hier erfahren Sie, warum die Rest-Ansprüche nicht automatisiert übernommen werden.
Im Kundenmenü wird Ihnen angezeigt, wenn neue Anträge vorliegen. Falls Ihr Unternehmen die eMail-Benachrichtigung aktiviert hat, werden Sie per eMail über neue Anträge informiert.
Wenn Sie offene Anträge bearbeiten wollen, öffnen Sie das Kundenmenü und klicken Sie auf Abwesenheitsanträge .
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier.
Der Antrag eines Mitarbeiters wurde bereits genehmigt. Nun stellt sich heraus, dass der Urlaub (z.B. aus betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit des Mitarbeiters) nicht oder nur teilweise stattfinden kann.
Mit Genehmigung des Abwesenheitsantrags sind Änderungen nicht mehr möglich. Die Abwesenheit ist automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen worden und kann deshalb nur dort verändert oder gelöscht werden. Dies ist in der Regel eine Aufgabe der Personalabteilung.
Ein Mitarbeiter hat mehr Urlaub (oder eine andere Abwesenheit) beantragt, als sein Rest-Anspruch beträgt. Wie gehe ich vor?
Im Regelfall werden Sie maximal die Dauer genehmigen, die vom Kontingent (Anspruch) abgedeckt ist. Hierzu tragen Sie vor der Genehmigung in den Felder
und den passenden Zeitraum ein.Wenn Sie im Einzelfall eine Abwesenheit genehmigen möchten, die das Kontingent überschreitet, können Sie das durch Statusänderung auf Genehmigen tun. In vielen Unternehmen ist es allerdings so geregelt, dass Vorgesetzte keine Berechtigung haben, bei der Genehmigung das Kontingent ihrer Mitarbeiter zu überschreiten. In diesem Fall dürfen Sie den Antrag im virtic-System nur co-genehmigen, die abschließende Genehmigung ist dann aber von der Personalabteilung vorzunehmen. Erkundigen Sie sich ggf. bei Ihrem Unternehmen, welche Berechtigungen Sie hinsichtlich der Überschreitung der Kontingente haben. Beachten Sie dabei, dass Ihre Berechtigungen für jeden Abwesenheitsgrund unterschiedlich sein können.
Sie können vor der Genehmigung eines Antrags dessen Dauer verändern. In den Feldern
und können Sie den ersten und letzten Tag des Zeitraums eintragen, den Sie genehmigen möchten:Nachdem der Antrag genehmigt wurde, sind Anpassungen nur noch in der Fehlzeitenverwaltung durch die Personalabteilung möglich.
Wenn Ihre Mitarbeiter Abwesenheiten (z.B. Urlaub) beantragen, werden Sie darüber auf verschiedenen Wegen informiert:
- Im Kundenmenü erscheint eine rote Meldung über die Anzahl der offenen Abwesenheitsanträge.
Klicken Sie auf diese Meldung, damit Sie in die Abwesenheitsverwaltung geführt werden. - Sie werden per eMail über neue Anträge informiert. Diese Funktion muss von Ihrem Unternehmen beim virtic-Kundendienst bestellt werden. Dabei wird auch festgelegt, wie häufig (z.B. täglich) Sie diese eMails erhalten.
- Sie können in der Abwesenheitsverwaltung prüfen, welche Mitarbeiter offene Anträge haben. Wie Sie dabei vorgehen, wird hier erklärt.