Reisekosten abrechnen

Das Programm erlaubt eine vollautomatische Reisekostenabrechnung. Diese wurde auf einfachste Bedienbarkeit und minimalen Schulungsaufwand optimiert.

Grundsätzlich sollten Sie in drei Schritten vorgehen:

Spesenvorschau für beliebige Zeiträume und Mitarbeiter-Selektionen
Reisekostenabrechnungen für beliebige Zeiträume und Mitarbeiter-Selektionen.
Ausdruck oder Datenexport der Buchungssätze für die Buchhaltung oder den Steuerberater.

Unter dem Menüpunkt Reisekosten finden Sie ein Auswahlmenü, in dem Sie mehrere Tätigkeiten ausführen können:

Spesen-Vorschau	Vorschau der Reisekosten
Abrechnen	Erstellen der Reisekosten-Abrechnung
Übersicht abger. Reisen	Liste abgerechneter Reisen
Belege	Reisekosten-Abrechnungen Drucken/Anzeigen/Exportieren
Buchungen unverdichtet	Buchungssätze der Reisekosten-Abrechnungen Dru-cken/Anzeigen/Exportieren
Primanota	Buchungssätze als Primanota
KTR-Splitbuchungen	Buchungssätze nach KTR gesplittet als Primanota
Beleg-Checkliste	Checkliste Belege für Buchhaltung
Stammdaten	Abrechnungs- und Buchungsparameter einsehen

Aufbau der Programm-Maske

Rufen Sie das Programm zur Reisekostenabrechnung in Ihrem Kundenmenü über den Menüpunkt Reisekosten auf. Um die unten beschriebenen Schritte ausführen zu können, gehen Sie stets in gleicher Weise vor.

Wählen Sie zunächst die Mitarbeiter aus. Sie haben dabei die Wahl zwischen der Auswahl bestimmter oder aller Mitarbeiter. Um einzelne Mitarbeiter auszuwählen, markieren Sie ausgewählte Mitarbeiter. Daraufhin markieren Sie in der Liste beliebige Mitarbeiter.
Wählen Sie den abzurechnenden Zeitraum aus.
Wählen Sie die Aktion oder den Bericht aus, die oder den Sie ausführen möchten.
Wählen Sie das Format der Ausgabe aus. In der Regel sollten Sie HTML wählen. PDF erzeugt Druckdateien.

Funktionen und Berichte

Spesen-Vorschau

Bevor Sie die Reisekosten abrechnen, sollten Sie unter Funktion/Bericht die Spesen-Vorschau aufrufen. Wählen Sie einen Zeitraum und markieren Sie Details anzeigen, um die Daten zu prüfen:

Die Spalten haben folgende Bedeutung:

MA-Nr	Mitarbeiternummer
Start	Datum, Uhrzeit, Wochentag der ersten Buchung
Ende	Datum, Uhrzeit, Wochentag der letzten Buchung
Std.	Summe der Arbeitsstunden
Ziel	Ort der Arbeitszeit
Belegtext	Erläuterung des Spesengrunds
Spesen	Betrag der entstandenen Spesen

Abrechnen

Nachdem Sie die Reisekostenvorschau geprüft haben, können Sie die Reisekosten abrechnen. Hierzu wählen Sie diejenigen Mitarbeiter und den Zeitraum aus, deren Reisekosten abgerechnet werden sollen. Starten Sie die Abrechnung, indem Sie die Funktion Abrechnen wählen und Ausführen/Bericht erstellen anklicken.

Belege

Sie können die Reisekosten für Ihre Unterlagen ausdrucken, nachdem Sie die Reisekosten abgerechnet haben. Wählen Sie die Funktion Belege und klicken Sie auf Ausführen/Bericht erstellen.

Übersicht abgerechneter Reisen

Um eine Übersicht abgerechneter Reisen zu erstellen, wählen Sie die Funktion Übersicht abger. Reisen und klicken auf Ausführen/Bericht erstellen.

Buchungen unverdichtet

Um alle Buchungen detaillert anzeigen zu lassen, wählen Sie die Funktion Buchungen unverdichtet und klicken auf Ausführen/Bericht erstellen.

Primanota

Primanota ist eine abgabefertige Datei, die Sie an andere Programme übergeben können. Sie können die Daten in dieser Datei in verschiedenen Verdichtungen zusammenstellen lassen:

Unverdichtet	Sie erhalten eine detaillierte Datei ohne Verdichtung.
Datum, Kontierung	Alle gleichen Lohnarten werden nach Datum verdichtet.
Kontierung	Alle gleichen Lohnarten werden zusammengefasst.

KTR-Splitbuchungen

Splitting der Reisekosten nach den bebuchten Baustellen (Kostenträger) je Reisetag. Es bestehen die gleichen Komprimierungsmöglichkeiten wie bei der Primanota.

Beleg-Checkliste

Sie können eine Checkliste mit allen Belegen ausgeben lassen, mit der die Buchhaltung die Vollständigkeit der einzureichenden Belege prüfen kann. Wählen Sie die Funktion Beleg-Checkliste und klicken Sie auf Ausführen/Bericht erstellen.

Stammdaten

Sie können hier die Abrechnungs- und Buchungsparameter einsehen.

Spesen-Struktur
Spesen Buchungsregeln
RK-Barauslagen Belegkontierung
KM-Erstattung Dienstfahrten mit Privatfahrzeugen
Mitarbeiter-spezifische Reisekosten-Parameter