So beantragen Sie Urlaub und andere Abwesenheiten
Sie können Ihren Urlaub, Sonderurlaub, Freizeitausgleich usw. über Ihre virtic-App auf dem Smartphone, in Ihrem Mitarbeitermenü am PC oder – wenn Sie Anträge für andere Mitarbeiter anlegen dürfen – im Kundenmenü am PC beantragen.
Die Vorgehensweise ist identisch, unabhängig davon, welches Erfassungsgerät Sie bevorzugen:
- Erfassungsmaske öffnen.
- Daten wie Zeitraum und Fehlgrund (z.B. Urlaub) eintragen.
Entwurf speichern. - Daten prüfen:
- Stimmt der Zeitraum?
- Wie viel Resturlaub verbleibt mir nach dem Urlaub?
(So stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich mehr Urlaub beantragt haben als Ihnen noch zusteht. Dadurch würde – je nach betrieblicher Vereinbarung – Ihr Urlaubskonto ins Minus laufen oder Sie würden nur einen kürzeren Urlaub beantragen als Sie beabsichtigt haben.) - Falls Sie etwas korrigieren möchten: Antrag ändern, erneut als Entwurf speichern und erneut prüfen.
Falls Sie den Antrag zurückziehen möchten: Antrag zurückziehen.
Wenn alles in Ordnung ist: Antrag absenden.
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisung für Ihr bevorzugtes Erfassungsgerät finden Sie weiter unten:
- So beantragen Sie Urlaub und andere Abwesenheiten
- Urlaubsantrag über die Smartphone-App
- Video
- 1. Erfassungsmaske öffnen
- 2. Daten eintragen
- 3. Daten prüfen
- 4. Antrag korrigieren, zurückziehen oder absenden
- 5. Nach der Antragstellung
- Urlaubsantrag im Mitarbeitermenü und im Kundenmenü am PC
- 1. Erfassungsmaske öffnen
- 2. Daten eintragen
- 3. Antrag löschen
- 4. Antrag einsehen
- 5. Antrag stornieren
So stellen Sie Ihren Urlaubsantrag mit dem Smartphone
Auch in der virtic-App auf dem Smartphone können Urlaubsanträge gestellt werden. Die Vorgehensweise ist analog zu derjenigen auf dem Desktop, nur die Ansicht ist eine andere. Klicken Sie in der virtic-App auf Urlaubsanträge. Das Video zeigt die wesentlichen Schritte:
1. Erfassungsmaske öffnen
Öffnen Sie die virtic-App auf Ihrem Smartphone.
Klicken Sie auf Urlaubsantrag.
Es erscheint die Liste Ihrer bisherigen Urlaubsanträge:
Die Liste enthält folgende Spalten:
- Offen: Wenn hier ein Haken gesetzt ist, ist dieser Antrag bislang weder genehmigt noch abgelehnt worden, also noch offen.
- Status: Genehmigungsstatus, beispielsweise genehmigt, co-genehmigt, abgelehnt oder offen
- Abwesenheitsgrund: z.B. Erholungsurlaub, Sonderurlaub
- Von Datum: Erster Tag der beantragten Abwesenheit
- Bis Datum: Letzter Tag der beantragten Abwesenheit
- Arbeitstage: Anzahl der Arbeitstage innerhalb der beantragten Abwesenheit
- Beantragt am: Datum der Antragstellung
Je nach Bildschirmauflösung kann es sinnvoll sein, die Liste der Anträge im Querformat anzusehen (Smartphone drehen):
2. Daten eintragen und Entwurf speichern
Klicken Sie aufNeu, um einen neuen Urlaubsantrag anzulegen:
Tragen Sie die Daten zu Ihrem Urlaubsantrag ein:
- Abwesenheitsgrund: z.B. Erholungsurlaub, Sonderurlaub
- Von Datum: Erster Tag der beantragten Abwesenheit
- Bis Datum: Letzter Tag der beantragten Abwesenheit (bei eintägigen Abwesenheiten tragen Sie hier dasselbe Datum ein wie in Von Datum)
- Tagesanteil: Ganztags oder halbtags (Erkunden Sie sich, ob die Beantragung halber Tage in Ihrem Unternehmen zulässig ist. Falls es nicht zulässig ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie halbe Tage beantragen.)
- Bemerkung: Hier können Sie Notizen eintragen, die möglicherweise Ihren Vorgesetzten bei der Prüfung des Antrags unterstützen.
Sie sollten Ihren Antrag zunächst nur speichern, aber noch nicht absenden. Wählen Sie deshalb als Aktion Speichern und klicken Sie anschließend auf den Button Speichern:
Nachdem Sie Speichern angeklickt haben, können Sie im Feld Aktion den Speichervorgang verfolgen. Das System antwortet mit "speichern: OK", zudem können Sie nun unter dem Button Speichern die Anzahl der beantragten Tage (hier: 5) sehen.
3. Daten prüfen
Nachdem Sie Ihren Antrags-Entwurf gespeichert haben, sollten Sie den Urlaubs-Restanspruch prüfen, der Ihnen nach diesem Urlaubsantrag noch bleibt. Klicken Sie hierzu auf Info:
In diesem Info-Bereich finden Sie nun den Stand Ihres Urlaubs-Kontingents:
- Tage: Anzahl Arbeitstage vom ersten bis zum letzten beantragten Abwesenheitstag, reduziert um bereits vorhandene Fehlzeiten (ggf. anderer) Fehlgründe und Feiertage.
Beispiel: Sie beantragen Urlaub vom 1. Juni bis 4. Juni, also 4 Arbeitstage. Falls für Sie am 2. Juni bereits ein anderer Fehlgrund eingetragen ist (z.B. Sonderurlaub, ganztätiger Arztbesuch), wird dieser Tag berücksichtigt, sodass im Feld nur 3 angezeigt wird. - Tage (noch) verfügbar: Kontingent (Jahresanspruch) des Stichtagsjahres plus evtl. Vorjahresvortrag minus bereits genommene Tage bis (einschließlich) Stichtag.
Beispiel: Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Tage, aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch von 5 Tagen übernommen, ergibt 35. Bis zum Stichtag, also dem ersten Tag Ihres aktuellen Antrags, haben Sie bereits 10 Tage Urlaub genommen, daraus ergibt sich für der Wert 25. - Stichtag: Wenn Sie gerade einen vorhandenen Abwesenheitsantrag bearbeiten, ist der Stichttag dessen erster beantragter Tag. Andernfalls, z.B. vor dem Speichern eines neuen Antrags, ist der Stichtag das Tagesdatum.
- Vortrag Vorjahr: Restkontingent (Restanspruch) des Vorjahrs, der in das aktuelle Jahr übernommen worden ist.
- Stichtagsjahr: Kontingent (Anspruch) im Jahr des Stichtags
- Bis Stichtag genommen: Summe der Fehltage mit dem ausgewählten Abwesenheitsgrund vom 1. Januar des Stichtagsjahres bis zum Stichtag (einschließlich).
- Nach Stichtag vorgemerkt: Summe der Fehltage (genehmigte Abwesenheitstage) mit dem ausgewählten Abwesenheitsgrund ab dem ersten Tag nach dem Stichtag bis zum 31. Dezember des Stichtagsjahres.
- Folgejahr: Summe der Fehltage mit dem ausgewählten Abwesenheitsgrund ab dem 1. Januar des Folgejahres
- Verfügbar im Stichtagsjahr: noch verfügbare Kontingenttage im Stichtagsjahr, unter Berücksichtigung aller Fehltage (bereits genommene Tage und genehmigte Tage) mit dem ausgewählten Abwesenheitsgrund.
Beispiel:Sachverhalt Tage Feld in der Eingabemaske Ihr Urlaubsanspruch beträgt: 30 Stichtagsjahr aus dem Vorjahr haben Sie einen Restanspruch übernommen: 5 Vortrag Vorjahr ergibt: = 35 (Zwischensumme) Bis zum Stichtag haben Sie bereits Urlaub genommen: -10 Bis Stichtag genommen ergibt: = 25 Tage (noch) verfügbar Für den Rest des Jahres wurde bereits genehmigt: -15 Nach Stichtag vorgemerkt ergibt: = 10 Verfügbar im Stichtagsjahr
4. Antrag korrigieren, zurückziehen oder absenden
Wenn Sie Änderungen an Ihrem Antrag vornehmen möchten, ändern Sie einfach die Antragsdaten (siehe Schritt 2).
Wenn Sie sich entscheiden, die Abwesenheit doch nicht zu beantragen, lassen Sie den Antrag einfach als Entwurf stehen. Sie können ihn vielleicht später wieder verwenden.
Wenn der Antrag so in Ordnung ist und ihn absenden möchten, wählen Sie als Aktion beantragen und klicken Sie anschließend auf den Button Speichern.
5. Nach der Antragstellung
Wenn Ihr Unternehmen diesen Service bei virtic bestellt hat, erhalten Sie nach der Antragstellung automatisch eMails, sobald sich der Status Ihres Antrags geändert hat, der Antrag also genehmigt oder abgelehnt worden ist.
Auf diesem Weg erhalten Sie auch Informationen, falls Sie zu Ihrem Antrag weitere Unterlagen einreichen müssen. Beispielsweise verlangen viele Unternehmen nach der Beantragung von Sonderurlaub für einen Umzug, dass Sie eine Kopie des Mietvertrags oder eine Meldebescheinigung einreichen. Darüber würden Sie ebenfalls per eMail informiert.
Sie können den Status Ihrer Anträge aber auch unabhängig davon jederzeit selbst prüfen, indem Sie in der App den betreffenden Antrag markieren und sich die Details ansehen.
Urlaubsantrag stellen im Mitarbeitermenü und im Kundenmenü
Die Erfassung von Anträgen ist im Mitarbeitermenü und im Kundenmenü nahezu identisch. Der einzige Unterschied besteht darin, dass im Mitarbeitermenü nur die Daten des angemeldeten Mitarbeiters angezeigt werden, im Kundenmenü aber die Daten aller zugewiesenen Mitarbeiter.
1. Erfassungsmaske öffnen
Klicken Sie in Ihrem Mitarbeitermenü oder in Ihrem Kundenmenü auf Abwesenheitsantrag.
Die Verwaltung der Abwesenheitsanträge besteht aus drei Teilen:
- Oben finden Sie eine Liste aller Mitarbeiter, auf die Sie Zugriff haben. Sofern Sie kein Vorgesetzter sind, finden Sie dort nur Ihren eigenen Namen.
- In der Mitte finden Sie alle Anträge des Mitarbeiters, den Sie oben markiert haben. Wenn Sie oben Ihren eigenen Namen markiert haben, finden Sie in der Mitte also Ihre eigenen Anträge.
- Unten finden Sie die Details zu jedem Antrag. Wenn Sie in der Mitte einen Antrag markieren, erscheinen unten dessen Details.
2. Neuen Antrag stellen
Mitarbeitermenü: Markieren Sie oben Ihren Namen.
Kundenmenü: Markieren Sie oben den Namen des Mitarbeiters, für den Sie einen Antrag stellen möchten.
Klicken Sie unten auf Neu.
Füllen Sie das Formular aus:
- Wählen Sie den .
- Tragen Sie und ein.
- Wählen Sie, ob es sich um eine oder eine Abwesenheit handelt.
Klicken Sie auf Speichern, damit ist der Antrag als Entwurf gespeichert.
Im Feld Tage erscheint die automatisch berechnete Anzahl von Abwesenheitstagen.
Wenn Sie den Antrag nun stellen möchten, ändern Sie den Eintrag in Entwurf in Beantragt und klicken Sie auf Speichern. Damit haben Sie die Abwesenheit beantragt. Ihr Vorgesetzter wird automatisch benachrichtigt.
von5. Antrag stornieren
Falls Sie sich nach der Genehmigung Ihres Antrags dazu entschließen sollten, Ihren Antrag zurückzuziehen, steht Ihnen der Storno-Antrag zur Verfügung. Sie können also beantragen, dass Ihr Antrag storniert wird. Auch dieser Storno-Antrag muss von Ihren Vorgesetzten genehmigt werden.
So gehen Sie vor: Öffnen Sie den Bereich Abwesenheitszeiten. In diesem Bereich sind alle Abwesenheiten aufgelistet, unter anderem auch Ihre genehmigten Urlaubsanträge. Wenn Sie einen Urlaubsantrag stornieren möchten, klicken Sie auf den blauen Pfeil am rechten Rand:
Sie springen automatisch in das Fenster Fehlzeitstornierung. Dort finden Sie die Details Ihres Urlaubsantrags, den Sie stornieren möchten. Beantragen Sie die Stornierung dieser Abwesenheit, indem Sie auf Speichern klicken:
Nachdem Sie Speichern geklickt haben, erscheint der Storno-Antrag in der Liste der Storno-Anträge. Am Ende jeder Zeile können Sie später erkennen, ob Ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.